Inventaire, mon amour

09Oct08

Collection Honegger

Cette semaine, ma collègue et moi avons suivi une formation avancée sur Filemaker Pro version 9. Nous avions deux attentes différentes: Dominique, elle, visait l’optimisation de ses bases de données de type « fichier d’adresses », avec maîtrise des nombreux outils liés au publipostage, à la gestion des aspects administratifs et relationnels du logiciel. Je désirais quant à moi acquérir une meilleure compréhension de cet outil, afin d’avoir une utilisation intelligente de mon inventaire. Toutes deux, nous travaillons depuis notre engagement au musée sur Filemaker. Nos usages sont toutefois très éloignés. Pour le travail d’inventaire, le musée dispose de plusieurs bases totalement gérées par Filemaker:

– diverses bases de données administratives (adresses, dons, etc)

– divers inventaires (« inventaire objet » pour les appareils et autres accessoires et fournitures, « inventaire iconographique » pour … les images (!), et d’autres inventaires pour la documentation, bibliothèque, etc.)

Je travaille essentiellement dans l’inventaire iconographique, avec de rares incursions limitées dans d’autres bases (bien que je puisse intervenir, je me contente de consulter le fichier d’adresses, par exemple).

Inventaire Iconographique
L’inventaire iconographique avant mon passage dans le cours…

L’intérêt de cet outil pour notre équipe est énorme. Il nous permet de passer d’une base à une autre très aisément, d’importer et exporter des fiches, de copier des détails, modèles ou architectures dans un inventaire pour l’introduire dans l’autre.  À l’aide de cet outil, que nous avons adapté à nos besoins, nous saisissons les éléments à inventorier au fur et à mesure en indiquant le degré d’inventaire (identification pour les fiches très incomplètes où nous n’avons le temps que d’attribuer un numéro, donner une localisation de l’objet physique, ainsi qu’une très rapide mention du dernier propriétaire, de l’état de conservation, etc.; inventaire pour une description relativement aboutie de l’objet; recherche pour les fiches des images ou appareils qui ont déjà fait l’objet d’une analyse poussée, ou qui ont été exposés et donc documentés).

Chaque image, objet ou document qui entre au musée est donc AU MINIMUM rapidement consignée, localisée et associée à sa source. Le travail que j’accomplis actuellement sur la collection Honegger (vaste collection de lanternes magiques et plaques ayant appartenu à M. Gerhard Honegger, lanterniste suisse) intervient dans une seconde étape (inventaire), puis fera l’objet d’une troisième (recherche) dans des ensembles dissociés (d’abord les plaques peintes, animées, puis photographiques, etc).

Collection Honegger

oui, mais…

Très bien, me direz-vous, mais votre inventaire est-il compatible avec une norme suisse ou européenne? N’existe-t-il pas plutôt un logiciel créé sur mesure qui rassemble à un niveau fédéral, voire plus général, toutes les données en matière d’iconographie, de patrimoine…? C’est là que le bât blesse, justement, vous répondrai-je.

Le groupe Photo de Memoriav renvoie au modèle SEPIADES dans ses Recommandations pour la conservation des photographies. Ce système est plutôt bien conçu et relativement complet pour une base de photographies. Rapidement résumé, voici de quoi il s’agit:

SEPIADES (SEPIA Data Element Set) est un modèle pour la description des collections photographiques développé dans le cadre du programme de l’Union européenne SEPIA – Saveguarding European Photographic Images – qui traitait, de 1999 à 2003, de la préservation et de la numérisation des fonds historiques de photographies.
Depuis 2004, SEPIA est un réseau indépendant coordonné par la Commission européenne de préservation et d’accès, l’ECPA

L’inventaire iconographique du musée (donc toujours suisse, de l’appareil et photographique, comme d’habitude) est adapté aux documents de types très divers que nous hébergeons: exemples de procédés, plaques de lanterne magique en grandes quantités, collection « photographes photographiés », fonds peints d’ateliers, images publicitaires, ektas, vues d’optique et autres joyeusetés. Certaines rubriques viennent donc compléter un inventaire classique qui traiterait uniquement des tirages photographiques. De plus, il est fortement lié à son grand frère, l’inventaire « objets », et conserve dans sa structure de nombreux ponts avec cette parenté. Dans sa particularité, nous avons souhaité lui adjoindre les références au système SEPIADES, et chaque rubrique commune contient le numéro de référence SEPIADES (exemple fantaisiste: si le champ de datation de la prise de vue est notée sous le chiffre 8 dans SEPIADES, nous pouvons la nommer « date pdv » ou « marron glacé » selon nos besoins, mais y adjoindre un numéro (8) en référence au système européen).

Nos inventaires – car je vais désormais répondre à la question de la norme – sont compatibles entre eux, ce qui est très pratique et normal, et également toujours reliés à un système européen, ce qui n’est déjà pas si mal. Filemaker offre deux grandes facilités: l’utilisation du logiciel est commode et directe (nul besoin d’un informaticien à temps plein pour gérer l’architecture de la base, les scripts, les tables et rubriques), les données sont toujours exportables, importables, donc partageables… en cas d’arrivée miraculeuse d’une base unique applicable parfaitement à toutes les institutions mondiales. Car c’est un des gros soucis des inventaires.

– Soit l’autorité communale, cantonale, fédérale, départementale, etc. décide de créer un système unique pour toutes ses institutions afin de parvenir à un système compatible à un large niveau: cela prend des années, des tests infernaux, des équipes gigantesques et des moyens, du monde travaille, très bien, mais des collections immenses attendent et des travaux colossaux s’accumulent, beaucoup moins bien… j’ai visité, ainsi, une grande institution française qui gère une collection énorme sur… word (!!!) en attendant un système global depuis des années.

– Soit l’institution prend les rennes de ses réserves, inventorie selon le système le plus apte à gérer des informations qui pourront être réutilisées sur un autre support (import/export, toujours), tient compte des évolutions politiques globales pour éviter les grands écarts avec les autres (SEPIADES par exemple) et voit venir ainsi les urgences et priorités (les mauvais états de conservation, dans un inventaire, sont déjà plus identifiables).

Le logiciel créé sur mesure et homologué par les plus hautes autorités arriveront peut-être un jour, et il est souhaitable que des groupes de travail et des compétences diverses se posent ces questions, il est vrai. Ce jour-là, les diverses bases de données des institutions, qu’elles soient réalisées en Access, en Filmaker, dans un logiciel sur mesure (musées de la ville de Lausanne, par exemple), ou autres pourront se rejoindre au sein d’un système unique, qui sait. En attendant, les données se saisissent, les inventaires doivent continuer à se nourrir, à tailler dans la masse, à dégager des priorités, mais aussi et surtout à organiser la matière pour la rendre disponible aux chercheurs.

Le 28 novembre prochain, ma directrice et moi assisterons au cours sur le « catalogage de la photographie » au Musée historique de Lausanne. Cette journée est organisée dans le cadre de la formation continue par Memoriav. À suivre donc…

liens:

ECPA et SEPIADES

Forum en français pour les utilisateurs de Filemaker
(merci à notre formateur émérite, M. Roland Graber, Altran/Infolearn)

Le mémoire de Frédéric Blin pour son diplôme de conservateur de bibliothèque intitulé Comment traiter les photographies d’un fonds d’archives dans une bibliothèque? Analyses et réflexions dans l’optique du programme allemand Kalliope, janvier 2004, est disponible en pdf ici

signalement « rien à voir avec cet article »:

Découvrez le nouveau blog du journaliste Philippe Clot, qui nous fait part de ses réflexions et observations sur les questions écologiques: parler vert parler vrai

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